Was ist der ZUGFeRD-Standard?
Der Standard ZUGFeRD ist ein hybrides Format für die elektronische Rechnung. Er kombiniert:
- eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei
- mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz
Ziel ist es, den Austausch elektronischer Rechnungen zu vereinfachen – sowohl zwischen Unternehmen als auch mit öffentlichen Auftraggebern.
ZUGFeRD basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist somit kompatibel mit europäischen Vorgaben und kann auch grenzüberschreitend eingesetzt werden.
Rechtliche Pflichten in Deutschland
Aktueller Rechtsrahmen
- Seit dem 20. November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können.
- Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich weiter ausgeweitet.
Pflicht ab 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland: "Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der Norm EN 16931 entspricht."
Das bedeutet:
- ZUGFeRD 2.x, Factur-X und XRechnung sind zulässige Formate.
- Eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht mehr als elektronische Rechnung im steuerrechtlichen Sinn.
- Unternehmen müssen Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten können.
Übergangsfristen
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin als PDF oder in Papierform ausgestellt werden – wenn der Empfänger zustimmt. Für Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € gilt eine verlängerte Frist bis Ende 2027.
Was das für Unternehmen konkret bedeutet
Unternehmen sollten jetzt prüfen:
- Sind Rechnungen an andere Unternehmen betroffen?
- Ist die Buchhaltungs- oder ERP-Software in der Lage, strukturierte elektronische Rechnungen zu erzeugen und zu empfangen?
- Werden Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausgestellt – und werden dort bereits Formate wie XRechnung akzeptiert?
Zudem gelten die allgemeinen Anforderungen an GoBD-konforme Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen wie alle steuerrelevanten Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden.
Verbindung zum französischen Standard Factur-X
Der französische Standard Factur-X wurde vom französischen Forum für elektronische Rechnungen entwickelt – analog zu ZUGFeRD in Deutschland.
Seit Version 2 sind Factur-X und ZUGFeRD definitionsgleich und vollständig kompatibel. Beide Formate basieren auf derselben europäischen Norm und Datenspezifikation.
Das bedeutet:
Unternehmen, die bereits mit ZUGFeRD arbeiten, können Rechnungen problemlos auch an französische Geschäftspartner im Factur-X-Format austauschen – und umgekehrt.
Die Harmonisierung erleichtert den europäischen Geschäftsverkehr erheblich und fördert die automatisierte, medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung über Ländergrenzen hinweg.
Was bedeutet die deutsche E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Österreich?
Auch Unternehmen mit Sitz in Österreich sind betroffen, wenn sie Leistungen an deutsche Geschäftspartner erbringen – also Rechnungen an deutsche Unternehmen ausstellen.
Das bedeutet für österreichische Unternehmen:
Sie sollten sicherstellen, dass ihre Systeme ZUGFeRD 2.x oder einen anderen EN 16931 kompatiblen Standard unterstützen.
Eine einfache PDF-Rechnung wird künftig nicht mehr ausreichend sein, sobald die Übergangsfristen enden.
Für rein österreichische Geschäftsbeziehungen bleibt alles beim Alten: In Österreich gilt die E-Rechnungspflicht bisher nur für den B2G-Bereich über das nationale Format ebInterface.
So wird deutlich: Auch wenn die Pflicht in Deutschland entsteht, können österreichische Lieferanten mittelbar betroffen sein, sobald sie Leistungen an deutsche Kunden fakturieren. Wer sich frühzeitig technisch vorbereitet, vermeidet Rückweisungen oder Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung.
Zeit zu handeln
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland macht deutlich: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu handeln. Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse überprüfen, Systeme anpassen und sicherstellen, dass sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen können.
Wir unterstützen Sie dabei als zuverlässiger Partner – von der Beratung über die technische Implementierung bis hin zur Integration in Ihre bestehenden Systeme. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen regelkonform, effizient und zukunftssicher aufgestellt ist.
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